INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 004/2012
Dispõe sobre as orientações a serem observadas na concessão de diárias e passagens no âmbito da FURG, através do Sistema SCDP.
O Pró-Reitor de Planejamento e Administração (PROPLAD), no uso das atribuições que lhe confere o artigo 23, inciso VI do Regimento Geral da Universidade e considerando a necessidade de:
a) atender, com base nas portarias MEC nº 403 e 404, de 23 de abril de 2009 e portaria MPOG nº 505, de 29 de dezembro de 2009, que dispõe sobre a solicitação, autorização, concessão e prestação de contas de diárias e passagens, referentes aos deslocamentos em objeto de serviço no território nacional e no exterior, no âmbito do Ministério da Educação, através do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP e;
b) regulamentar, no âmbito interno da FURG, a concessão de diárias e passagens;
RESOLVE:
Art. 1º Ficam alterados os formulários e respectivas orientações para concessão de diárias e passagens, os quais constam como Anexos a esta Instrução Normativa;
Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data, revogando a IN 011/2004 e outras disposições em contrário.
DÊ-SE CIÊNCIA E CUMPRA-SE
Pró-Reitoria de Planejamento e Administração
Em 28 de dezembro de 2012.
MOZART TAVARES MARTINS FILHO
Pró-Reitor de Planejamento e Administração
(a via original encontra-se assinada)
ORIENTAÇÕES PARA A CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS
1. Definições:
a SCDP: Sistema de Concessão de Diárias e Passagens do Governo Federal
b PCDP: Proposta de Concessão de Diárias e Passagens
c Proposto: pessoa que viaja e presta contas da viagem realizada;
d - Solicitante: o usuário previamente cadastrado no SCDP, responsável pela solicitação da viagem no SCDP e a inserção da Prestação de Contas;
e - Proponente: a autoridade responsável pela indicação do proposto, pela análise da pertinência da missão e pela avaliação dos dados e documentação da viagem;
f - Autoridade Concedente: responsável pela aprovação da viagem no SCDP;
g - Autoridade Superior: responsável pela aprovação das viagens urgentes, em que a data de solicitação seja inferior a dez dias do início da viagem;
h - Consultor de Viagem Internacional: responsável pela verificação da caracterização, do enquadramento legal e da documentação pertinente às viagens ao exterior;
i Servidor: servidor do órgão, cadastrado no SIAPE;
j - Convidado: servidor de outro órgão, cadastrado no SIAPE;
l - Colaborador Eventual: toda pessoa que, sem vínculo com o Serviço Público Federal, seja convidado a prestar colaboração de natureza técnica especializada ou participar de evento de interesse dos órgãos ou das entidades vinculadas ao MEC em caráter esporádico;
2. Prazos para Solicitação:
A solicitação de diárias e passagens, em âmbito nacional, deve ser feita com o mínimo de 10 (dez) dias de antecedência, através do SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens). O não cumprimento deste prazo deve ser devidamente justificado no SCDP.
A solicitação de diárias e passagens em âmbito internacional deve ser feita com o mínimo de 15 (quinze) dias de antecedência, rigorosamente, considerando-se a data do afastamento, acarretando sua inobservância a restituição do pedido ao proponente.
Nas solicitações onde a origem e/ou o retorno do servidor for diferente da localidade onde ele estiver lotado, deverá ser justificado o motivo a fim de complementar o processo de documentação da PCDP.
3. Solicitação das diárias no SCDP:
Deve ser utilizado o formulário Solicitação de Diárias (Anexo I) que será preenchido pelo Proposto e por sua chefia imediata e entregue ao Solicitante juntamente com a documentação complementar, respeitados os prazos estabelecidos no Item 2.
No campo Motivo da viagem deve-se colocar todas as informações referentes ao evento, assim como o objeto da viagem de maneira clara. Deve-se anexar na PCDP quaisquer documentos que possam vir a comprovar o deslocamento do servidor e as datas e horários dos compromissos assumidos, tais como folders, convites, convocações e outros. No caso de reuniões, visitas técnicas e/ou solicitações da chefia imediata, deve ser utilizado o Formulário Interno de Solicitação de Diárias (Anexo VI).
Nas viagens internacionais o pedido deve ser instruído com todos os dados, informações e documentos necessários à análise da proposta.
A concessão de diárias e passagens a colaborador eventual deve ser instruída com uma Nota Técnica (Anexo II) da unidade justificando a necessidade da viagem do colaborador eventual, a compatibilidade da qualificação do beneficiado com a natureza da atividade e o nível de especialização exigido para desempenhá-la, com a aprovação do titular da unidade ou do seu substituto legal, além de cópia do documento de identificação e currículo resumido do beneficiado.
As propostas de concessão de diárias, quando o afastamento iniciar na sexta-feira, bem como os que incluam sábados, domingos e feriados devem ser expressamente justificadas, detalhando-se a necessidade da participação do beneficiado.
4. Solicitação de passagens aéreas no SCDP:
Deverá ser solicitado previamente à agência de viagens aéreas as cotações disponíveis e estas serão entregues ao Solicitante, com a escolha de vôos indicando, preferencialmente, o de menor preço, com tarifa em classe econômica. No formulário de Solicitação de Diárias (Anexo I) devem ser informados os parâmetros de datas, horários e destinos.
As passagens aéreas devem ser adquiridas com, no máximo, 30 (trinta) dias de antecedência da viagem. Casos excepcionais devem ser formalmente justificados e aguardar deferimento da PROPLAD para aquisição.
Após o encaminhamento pelo Solicitante através do SCDP, o Representante Administrativo deverá efetuar a aquisição da passagem com a agência de viagens contratada, e aguardar que a mesma encaminhe a informação do número do bilhete eletrônico do trecho da passagem aérea solicitada e a cotação atualizada. De posse destes dados, o Representante Administrativo deverá preencher no SCDP todas as informações solicitadas pelo sistema e encaminhar à agência de viagem para confirmação do vôo adquirido.
A PCDP será submetida à avaliação do Proponente, que deverá efetuar a aprovação da mesma após a verificação e observância dos dispositivos legais.
É importante salientar que o Solicitante, quando efetuar o pedido no SCDP, deve informar o e-mail institucional do Proponente, tendo em vista que será através desse instrumento que serão encaminhados pelo sistema SCDP, o número do bilhete eletrônico, bem como a informação da respectiva emissão da ordem bancária referente ao pagamento das diárias por parte da Diretoria de Administração Financeira e Contábil - DAFC.
5. Alteração/cancelamento de passagens aéreas:
Se após a aquisição da respectiva passagem aérea, e sem autorização da Administração (por sua conta e risco), o servidor optar por realizar a alteração de vôo, originando ônus, responsabilizar-se-á pelo pagamento do valor cobrado, não onerando sob hipótese alguma a instituição, devendo retratar tal alteração quando da prestação de contas.
Quaisquer alterações de percurso, data ou horário de deslocamentos serão de inteira responsabilidade do servidor, se não forem autorizados ou determinados pela Administração.
6. Encaminhamento da fatura da agência de viagens:
A agência de viagens encaminhará periodicamente fatura via e-mail para cada Unidade Gestora com a relação de passagens adquiridas. A referida fatura deverá ser impressa, conferida com as informações do SCDP referentes à aquisição de passagens aéreas, atestada pela autoridade máxima da unidade ou seus substitutos e encaminhada à DAFC para pagamento.
7. Passagens rodoviárias:
Serão realizados os ressarcimentos de passagens rodoviárias somente quando solicitado na PCDP o trecho correspondente e informado o valor do mesmo no campo RESTITUIÇÃO, na prestação de contas. Para tanto, o Proposto deverá utilizar o formulário para Pagamento de Passagens Rodoviárias (Anexo III), que deverá ser preenchido com os dados básicos (os demais campos não devem ser preenchidos), assinado pelo mesmo e entregue ao Solicitante, que irá anexar ao SCDP.
O ressarcimento fica condicionado à conferência realizada pela DAFC, da aprovação da Prestação de Contas, dos trechos informados no SCDP, bem como os do relatório de viagem. As passagens rodoviárias divergentes não serão ressarcidas enquanto não estiverem em consonância com as informações do SCDP.
8. Prestação de Contas:
O Proposto deverá prestar contas, no prazo máximo de cinco dias úteis após o retorno, utilizando o formulário Relatório de Viagem (Anexo IV), sendo obrigatória sua entrega ao Solicitante, com descrição sucinta da viagem e seus objetivos, além de documentos comprobatórios da participação do mesmo nas atividades previstas, se houver (certificado de participação, atestados, relatórios e outros), dos canhotos dos cartões de embarque em viagens aéreas e canhotos de passagens rodoviárias. O Solicitante deverá anexar todos esses documentos no SCDP.
O Proponente deverá realizar a verificação de todos os anexos e informações para efetuar a aprovação da prestação de contas.
Os documentos entregues na prestação de contas deverão ser arquivados e mantidos sob a guarda do Solicitante, assim como todos os outros documentos relativos à Proposta de Concessão de Diárias e Passagens, com exceção dos canhotos das passagens rodoviárias que deverão ser enviados em formulário específico à DAFC para ressarcimento. (vide Item 7)
Na impossibilidade do colaborador eventual realizar a prestação de contas, a responsabilidade será do Proponente.
Enquanto a regularização da prestação de contas não for realizada, fica impossibilitada a concessão de novas diárias e passagens, até que seja efetuada a devida comprovação e regularizada a pendência.
A apresentação inadequada da prestação de contas obriga o beneficiário de diárias e passagens à devolução dos recursos ao Tesouro da União no prazo de 05 (cinco) dias. De igual forma, o servidor deverá restituir ao erário em sua totalidade as diárias e passagens recebidas, no prazo de 05 (cinco) dias, quando o afastamento não ocorrer por qualquer circunstância. Para isto, a DAFC irá gerar a GRU correspondente e encaminhará ao beneficiário da PCDP, via e-mail.
09. Disposições finais:
O formulário Roteiro Básico (Anexo V) apresenta os principais procedimentos que devem ser efetuados pelo Solicitante, pelo Representante Administrativo e pelo Proponente.
As dúvidas sobre a concessão de diárias e passagens no SCDP deverão ser encaminhadas para o e-mail scdp@furg.br. A prática deste expediente reduz em muito o retrabalho para a Instituição como um todo.
Os formulários citados nesta Instrução Normativa encontram-se anexos a esta estão disponíveis no endereço eletrônico http://www.proplad.furg.br, juntamente com demais informações e links sobre o assunto.
10. Manuais:
No Sistema SCDP (https://www.scdp.gov.br) e na página da PROPLAD encontram-se disponíveis manuais de utilização do Sistema (Menu Ajuda - Manuais). Listamos alguns que deverão servir de apoio e cuja leitura recomendamos:
- Acesso ao SCDP
- Solicitante do SCDP
- Prorroga e complementa (Solicitante)
- Representante Administrativo
- Autoridades e Execução Financeira (Proposto e outras autoridades)
- Prestação de Contas
11. Base Legal:
Portaria MEC nº 403, de 23 de abril de 2009 (SCDP)
Portaria MPOG nº 505, de 29 de dezembro de 2009 (SCDP)
Decreto nº 71.733, de 18 de janeiro de 1973 (diárias internacionais)
Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006 (diárias nacionais)