INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 002/2012

Dispõe sobre a regulamentação da fiscalização dos convênios e demais instrumentos congêneres, firmados no âmbito da FURG, com as fundações de apoio.

                          O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO da UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE FURG, no uso das atribuições que lhe confere o art. 23 do Regimento Geral da Universidade e tendo em vista o previsto no art. 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e na Instrução Normativa Conjunta           nº 004/2011,

RESOLVE:

Art. 1º. A forma de realização de fiscalização dos convênios dar-se-á de acordo com as regras estabelecidas nesta Instrução.

§ 1º. Esta instrução aplica-se, também, a fiscalização de acordos de cooperação, termos de cooperação, contratos de prestação de serviço, mas cuja finalidade seja o ajuste entre esta IFES e as fundações de apoio para a realização de objetivos de interesse comum, mediante mútua colaboração.

§ 2º. A execução de todos os convênios e demais instrumentos congêneres, neste regramento passam a ser denominadas de avença.

Art. 2º. Em cumprimento ao previsto no art. 67 da Lei nº 8666/93, a execução de todas as avenças firmadas no âmbito da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, deverá ser acompanhada e fiscalizada por representante da FURG, especialmente designada para este fim, juntamente com um suplente, através de Portaria.

§ 1º A nomeação de fiscais e suplentes dar-se-á mediante portaria emitida pela secretaria da PROPLAD, de acordo com a indicação dos nomes pela Unidade Gestora da avença.

 § 2º Nas ausências e impedimentos do representante titular, caberá ao representante suplente desempenhar todas as atribuições designadas ao titular.

 § 3º Juntamente com uma cópia da Portaria de designação, será entregue aos representantes (titular e suplente) da FURG, uma cópia da avença e seus anexos, e uma cópia da presente IN.          

§ 4º No caso de avenças que serão executadas no Portal de Convênios do Governo Federal – SICONV, além dos documentos citados no § 3º, será agendada a entrega da senha e orientação do uso do referido sistema, que ficará a cargo da Diretoria de Administração de Material (DAM)

§ 5º Em caso de necessidade devidamente comprovada e autorizada pela Administração, será permitida a contratação de terceiros para assistir e subsidiar o representante da FURG designado como fiscal, com informações pertinentes à atribuição prevista no caput.

Art. 3º. Os representantes da FURG, designados como fiscais, deverão acompanhar todos os passos referentes à execução da avença, fazendo registro de todas as ocorrências relacionadas à sua execução, dando ciência ao gestor da avença e a entidade participante, bem como determinar o que for necessário para a regularização das falhas ou defeitos observados, conforme previsto no art. 4º, III, desta Instrução Normativa.

§ 1º - Todas as instruções, reclamações ou quaisquer entendimentos entre os fiscais e a entidade conveniada, deverão ser registrados na ocasião devida, não sendo levadas em consideração quaisquer alegações fundamentadas em declarações verbais.

§ 2º - As decisões e providências que ultrapassarem a competência dos representantes da FURG, designados como fiscais, deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção de medidas corretivas.

Art. 4º No cumprimento de sua atribuição, os representantes da FURG designados como fiscais, deverão sob pena de responsabilidade: 

                        I – acompanhar a execução da avença, de acordo com o que foi estabelecido na mesma, em especial o cumprimento das metas a serem atingidas, etapas ou fases de execução, plano de trabalho, plano de aplicação dos recursos financeiros e cronograma de desembolso.

                        II – trimestralmente, deverão ser emitidos relatórios, conforme ANEXO II. Estes relatórios serão impressos e assinados em duas vias, sendo uma entregue junto a Fundação de Apoio que deverá ser anexada ao processo de prestação de contas e a outra enviada para DAM, a ser anexada ao processo que deu origem a avença. No caso de convênios firmados no SICONV, esta exigência passa a ser executado nos termos do previsto no Art. 6º desta IN.

                        III - emitir REGISTRO DE OCORRÊNCIA, conforme ANEXO I, quando houver:

                                   a) falhas, defeitos, incorreções, atrasos ou outras ocorrências que mereçam registro;

                                   b) providências necessárias a serem indicadas para entidade conveniada, com escopo de regulariza as falhas, defeitos, incorreções, atrasos ou outras ocorrências verificadas, estipulando prazo para o atendimento destas providências.

                        IV - entregar uma via do REGISTRO DE OCORRÊNCIA, à chefia da Unidade coordenadora da avença, mensalmente.

                        V - entregar uma via do REGISTRO DE OCORRÊNCIA à entidade conveniada, mediante recibo, inclusive AR (Aviso de Recebimento).

                        VI - praticar todos os demais atos necessários ao desempenho de suas atribuições como representante da FURG no acompanhamento e fiscalização da execução da avença para o qual foi designado.

 Art. 5º O REGISTRO DE OCORRÊNCIA e quaisquer outros documentos que a ele digam respeito deverão ser arquivados em processo próprio e, ao término da avença, arquivado junto ao Processo Administrativo que deu origem.

Art. 6º. Os convênios que forem executados no SICONV deverão obedecer todas as regras previstas em legislação específica, sendo obrigatória a execução e a fiscalização no próprio sistema, utilizando para tal as abas disponibilizadas. Os relatórios serão trimestrais.

Art. 7º Qualquer dúvida sobre o procedimento a ser adotado no acompanhamento e fiscalização da avença, para o qual foi designado como fiscal, deverá o representante da FURG buscar informação, orientação ou subsídio junto à DAM.

 Art. 8º Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data, revogando a IN 001/2006 e outras disposições em contrário.

DÊ-CIÊNCIA E CUMPRA-SE

Pró-Reitoria de Planejamento e Administração

Em 12 de julho de 2012.

MOZART TAVARES MARTINS FILHO

Pró-Reitor de Planejamento e Administração

(a via original encontra-se assinada)

 
                                                           ANEXO I

REGISTRO DE OCORRÊNCIAS

CONVÊNIO Nº ...../20__

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 23116. ­_______/20__

Fiscal titular     : ________________________

Fiscal suplente: ________________________

Portaria nº ____/20__

Obs:

(1) se for necessário espaço maior para efetuar o registro da ocorrência ou das providências a serem tomadas, o fiscal poderá efetuar o preenchimento em folha separada e anexá-la a este REGISTRO DE OCORRÊNCIA, disso fazendo referência no espaço próprio;

(2) mensalmente, uma cópia do formulário deverá ser entregue à DAM.

                                               ANEXO II

                         RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO DE CONVÊNIOS

Convênio nº:

Partes:

Objeto:

Atividades realizadas no período de ..................................a.............................................. (trimestre)

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

As atividades estão compatíveis com aquelas propostas no projeto e plano de trabalho?

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Qualificação do trabalho realizado pela entidade executora:

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Houve problema na execução do projeto no período (se sim, quais)?

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Recomendações aos executores

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Rio Grande, ............de..........................de 20__.

Fiscal