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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE - FURG PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO |
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INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 04/2011
Dispõe sobre a regulamentação, no âmbito interno da FURG, do fluxo dos processos de convênios, contratos e demais instrumentos congêneres firmados com entes externos envolvendo ou não as Fundações de Apoio.
Os Pró-Reitores de Planejamento e Administração (PROPLAD), de Graduação (PROGRAD), de Extensão e Cultura (PROEXC) e de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP) da Universidade Federal do Rio Grande, no uso das atribuições que lhes confere o artigo 23, inciso VI do Regimento Geral da Universidade, em conformidade com as Deliberações COEPEA n.ºs 055 e 056/2010, de 30 de abril de 2010, e com a finalidade de regulamentar, no âmbito interno da FURG, o fluxo dos processos de convênios e contratos firmados com as Fundações de Apoio,
RESOLVEM:
Art.1º. Ficam definidos como avenças todos os convênios, contratos e instrumentos congêneres, firmados pela FURG envolvendo ou não as Fundações de Apoio.
Art. 2º. O projeto que resulte em avença, terá sua origem, invariavelmente, na unidade de vinculação do proponente (coordenador).
Art. 3º. O projeto deverá ser redigido em formulário específico da respectiva Pró-Reitoria acompanhado da minuta da avença e do plano de trabalho com o orçamento detalhado por rubrica, inclusive os ressarcimentos, previstos nas Deliberações COEPEA n.ºs 055 e 056/2010, de 30 de abril de 2010.
Art. 4º. O projeto deverá ser submetido à análise e aprovação da direção e do conselho da Unidade. No caso de projetos que envolvam servidores de mais de uma Unidade, deverá ocorrer o mesmo procedimento nas demais Unidades envolvidas.
Art. 5º. Juntada a documentação devidamente analisada e aprovada, a saber: proposta da avença, ata de aprovação do conselho da(s) Unidade(s), plano de trabalho e minuta do instrumento, abrir-se-á o processo na Divisão de Protocolo.
Art. 6º. - Feito o registro, a Divisão de Protocolo remeterá o processo à Pró-Reitoria afim.
Art. 7º. Após submetido à análise e, uma vez aprovado pela Pró-Reitoria, o processo será repassado à Diretoria de Administração de Material (DAM).
Art. 8º. A DAM fará a adequação do processo à legislação vigente e, em ato subsequente, o encaminhará à Procuradoria Federal.
Art. 9º. A Procuradoria Federal analisará o processo e o devolverá à DAM para as demais providências. A Procuradoria Federal, no seu parecer, poderá requerer a juntada de documentos e informações complementares. Neste caso, a DAM requererá ao coordenador do projeto ou à Unidade proponente os documentos faltantes para inclusão no processo.
Parágrafo Único - No caso de não aprovação por parte da Procuradoria Federal, o processo será devolvido à Pró-Reitoria afim, que, por sua vez o enviará à Unidade demandante.
Art. 10º. Na sequência, a DAM providenciará a elaboração da avença, assinaturas das partes envolvidas e a sua publicação. No caso de necessidade de emissão de empenho e repasse financeiro, o processo será encaminhado à Diretoria de Administração Financeira e Contábil (DAFC), que providenciará estes procedimentos.
Parágrafo Primeiro Quando da assinatura das avenças, serão disponibilizados a todas as partes envolvidas o plano de trabalho e termo da avença devidamente assinados pelas partes.
Parágrafo Segundo - Cabe à DAM elaborar todos os registros da avença no sistema oficial do Governo Federal e no sistema de controle interno.
Art. 11. A PROPLAD nomeará fiscal e suplente, indicados pela Unidade proponente, que acompanharão a execução da avença.
Art. 12. De posse da avença devidamente assinada por todas as partes envolvidas, a DAM enviará o processo à DAFC, para que sejam providenciados os registros contábeis junto ao SIAFI.
Art. 13. Feitos os registros, a DAFC enviará o processo à DAM para arquivo.
Art. 14. Após esta etapa, a execução do projeto passará a ser administrada junto à Fundação de Apoio contratada ou conveniada, com acompanhamento do coordenador do projeto e do fiscal nomeado.
Art. 15. Ao final da avença, cabe à Fundação de Apoio entregar o relatório financeiro (prestação de contas) do projeto à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) para análise, bem como entregar relatório técnico ao coordenador, que por sua vez deverá encaminhá-lo à Unidade a qual se encontra vinculado.
No relatório financeiro (prestação de contas) será obrigatório constar os seguintes documentos:
1) Identificação da prestação de contas (Contracapa), contendo:
a) Especificação - parcial ou final;
b) Número e nome do projeto;
c) Número do convênio;
d) Número do processo administrativo;
e) Período a que se refere a prestação de contas; e
f) Número do ofício da Fundação de Apoio, que encaminha a prestação de contas.
2) Ofício de encaminhamento da prestação de contas;
3) Declaração de que a prestação de contas atende a Instrução Normativa nº004/2011 da FURG;
4) Relatório de cumprimento do objeto (Anexo I) da IN 01/97 - STN, quando tratar-se de prestação de contas final;
5) Plano de trabalho (Anexo I da IN 01/97 da STN);
6) Cópia do convênio com a indicação da data de sua publicação (Anexo II da IN 01/97 da STN), ou cópia do contrato e seus aditivos;
7) Relatório de execução Físico-financeira (Anexo III) da IN 01/97 - STN;
8) Demonstrativo da execução da receita e despesa (Anexo IV) da IN 01/97 - STN;
9) Relação de pagamentos (Anexo V) da IN 01/97 - STN;
10) Extrato de apropriação, que deverá estar com saldo zero em caso de prestação de contas final;
11) Relação de bens (Anexo VI) adquiridos, produzidos ou construídos com os recursos do órgão concedente;
12) Conciliação bancária (Anexo VII);
13) Comprovante de recolhimento de saldo dos recursos à conta indicada pelo concedente, por meio de GRU ou DARF, quando tratar-se de prestação de contas final;
14) Cópia de aceitação definitiva de obra (prevista no plano de trabalho), quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia;
15) Termo de doação de bens, quando de sua aquisição (previstos no plano de trabalho);
Todos os documentos e anexos mencionados deverão estar devidamente assinados pelas partes envolvidas no processo.
Todos os documentos originais deverão ficar arquivados nas Fundações de Apoio e à disposição da FURG e dos órgãos de controle, pelo prazo de 10 anos após o encerramento do instrumento. As fundações deverão mantê-los em situação de fácil acesso e localização.
Art. 16. A análise da prestação de contas será feita pela DAFC e pela Auditoria Interna.
Parágrafo Único - A Auditoria Interna emitirá parecer sobre a prestação de contas e remeterá o processo à PROPLAD.
Art. 17. Aprovada a prestação de contas, a PROPLAD encaminhará à Fundação de Apoio, à Unidade responsável e à Pró-Reitoria afim, parecer final sobre o processo. Caso não aprovado, será devolvido à Fundação de Apoio para os devidos ajustes junto ao coordenador do projeto e ao fiscal.
Art. 18 A Secretaria Geral da PROPLAD enviará o relatório financeiro (prestação de contas) à DAFC para proceder aos registros contábeis.
Art. 19. A DAFC enviará relatório financeiro (prestação de contas), à DAM para arquivo junto ao processo que deu origem à avença.
Art. 20. A Unidade responsável deverá analisar o relatório técnico a ser providenciado pelo coordenador dos projetos e, após aprovação, encaminhá-lo à Pró-Reitoria afim para registro.
Art. 21. A Pró-Reitoria afim, após o registro, repassará o relatório técnico à DAM, ficando esta responsável pelo arquivamento junto ao relatório financeiro (prestação de contas) e ao processo que deu origem à avença.
Art. 22. No caso de renovação do prazo de vigência ou outro tipo de alteração nas avenças, esta será solicitada pela Unidade proponente à Pró-Reitoria afim, e, após análise e registro, esta encaminhará os documentos à DAM.
Parágrafo Primeiro - Sempre que as alterações solicitadas implicarem alteração no plano de trabalho, este deverá ser anexado à solicitação enviada pela Unidade proponente.
Parágrafo Segundo - Todas as alterações nas avenças serão formalizadas através de aditivos, assinados por todas as partes envolvidas.
Art. 23. Para cada objeto será providenciada uma avença, não sendo permitidos instrumentos com objetos genéricos.
Art. 24. Os relatórios financeiros (prestações de contas) serão elaborados e submetidos à apreciação da administração ao final do prazo de vigência da avença. Em situações excepcionais serão elaboradas prestações de contas parciais, desde que previstas na avença.
Art. 25. A FURG disponibilizará sistema informatizado que forneça todos os formulários necessários para elaboração do processo e proporcionará todas as informações detalhadas sobre as avenças. Esse sistema, a ser gerenciado pelos coordenadores dos projetos, pelas Pró-Reitorias afins e demais unidades envolvidas, estará disponível no site da Instituição.
Art. 26. Esta Instrução Normativa poderá ser utilizada também como referência para a elaboração de avenças que não envolvam as Fundações de Apoio, naquilo que for cabível.
Art. 27. As avenças serão assinadas pelo Pró-Reitor de Planejamento e Administração, por delegação de competência conforme Portaria nº 1842, de 18.10.2011.
Art. 28. Esta IN entra em vigor nesta data, revogando a Instrução Normativa Conjunta nº 01/2009.
DÊ-SE CIÊNCIA E CUMPRA-SE
Em 09 de dezembro de 2011
Mozart Tavares Martins Filho
Pró-Reitor de Planejamento e Administração
(A via original encontra-se assinada)
Cleuza Maria Sobral Dias
Pró-Reitora de Graduação
(A via original encontra-se assinada)
Rita Pata Rache
Pró-Reitora de Extensão e Cultura
(A via original encontra-se assinada)
Danilo Giroldo
Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação
(A via original encontra-se assinada)