INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 01/2009

Dispõe sobre a regulamentação, no âmbito interno da FURG, do fluxo dos processos de convênios e contratos firmados com as Fundações de Apoio.

ração (PROPLAD), de Graduação (PROGRAD), de Extensão e Cultura (PROEXC) e de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP) da Universidade Federal do Rio Grande, no uso das atribuições que lhes confere o artigo 23, inciso “VI” do Regimento Geral da Universidade, em conformidade com as Deliberações CODEP nº 083/2008, de 25 de julho de 2008, e COEPEA nº 20/2008, de 19 de dezembro de 2008, e com a finalidade de regulamentar, no âmbito interno da FURG, o fluxo dos processos de convênios e contratos firmados com as Fundações de Apoio,

RESOLVEM:

Art. 1º. O projeto que resulte em convênio/contrato terá sua origem, invariavelmente, na unidade de vinculação do proponente (Coordenador), conforme anexo.

Art. 2º. Deverá ser redigido em formulário específico da respectiva Pró-Reitoria e conter o plano de trabalho com o orçamento detalhado por rubrica, inclusive os ressarcimentos previstos na Deliberação nº 083/2008 - CODEP e na Deliberação nº 20/2008 – COEPEA.

Art. 3º. Após ser submetido à análise e à aprovação da Direção da Unidade que o originou, o projeto deverá receber, também, se for o caso, o “de acordo” das unidades que abrigam os demais servidores envolvidos na equipe.

 (incluir, no final do formulário, o nº da Ata de aprovação no Conselho da(s) Unidade(s) e/ou a ciência ou o “de acordo” da(s) Direção(ões) da(s) Unidade(s), em caso de não haver Colegiado ou em casos de urgência,  ad referendum).

Art. 4º. Juntada a documentação, devidamente analisada e aprovada, a saber: proposta de convênio/contrato, ata de aprovação do conselho da Unidade(s), plano de trabalho e minuta de convênio/contrato, se houver, abrir-se-á o processo na Unidade de Protocolo.

Art. 5º. - Feito o registro, a Unidade de Protocolo remeterá o processo à Pró-Reitoria afim.

Art. 6º. Após submetido à análise e à aprovação pela Pró-Reitoria, o projeto será repassado à SAMP.

Art. 7º. A SAMP fará a adequação do processo à legislação vigente e, em ato subseqüente, encaminhará o processo à Procuradoria Federal.

Art. 8º. A Procuradoria Federal analisará o processo e o devolverá à SAMP  para as demais providências. A Procuradoria Federal, no seu parecer, poderá requerer a juntada de documentos e informações complementares, neste caso, a SAMP requererá do Coordenador do Projeto e da Unidade proponente o solicitado para inclusão no Processo.

Art. 9º. Na seqüência, a SAMP providenciará a elaboração do contrato/convênio e a sua publicação. (Se houver necessidade de emissão de empenho e repasse financeiro, todo o trâmite ficará sob responsabilidade da SAMP e da SAFC).

            1- Cabe à SAMP elaborar todos os registros do contrato/convênio no sistema oficial do Governo Federal e no sistema de controle interno;

2- Cabe à  SAMP  prestar informações dos  contratos/convênios existentes na Instituição (vigência, objeto, unidades envolvidas, etc.).

Art. 10. Assim providenciado, a SAMP enviará o processo com as vias do contrato/convênio e do plano de trabalho para o Gabinete do Reitor.

Art. 11. O Gabinete do Reitor ficará responsável pela devolução do processo à SAMP, bem como pela obtenção das assinaturas das partes, inclusive a do representante da Fundação de Apoio, remetendo, posteriormente, à SAMP as vias do contrato/convênio e do plano de trabalho, devidamente assinadas.

Art. 12. Após esta etapa, a execução do projeto passa a ser administrada junto à Fundação de Apoio contratada ou conveniada, com acompanhamento do Coordenador do projeto.

Art. 13. Ao final da avença, cabe à Fundação de Apoio entregar o “relatório financeiro” (prestação de contas) do projeto à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) para análise e o “relatório técnico”, pelas mãos do Coordenador, à Unidade a que está vinculado.

Parágrafo único – No relatório financeiro, não serão inclusos cópias dos comprovantes fiscais e dos extratos bancários, estes deverão ficar arquivados nas fundações e à disposição da Universidade e dos órgãos de controle, pelo prazo de cinco anos após o encerramento do mesmo. As fundações deverão mantê-los em situação de fácil acesso e localização, permitindo imediata apresentação quando solicitados.

Art. 14. A PROPLAD, após análise do relatório financeiro (prestação de contas), se aprovado, encaminhará à Fundação de Apoio, à Unidade responsável e à Pró-Reitoria afim, parecer final sobre o mesmo. Caso não aprovado, o processo será devolvido à Fundação de Apoio para os devidos ajustes junto ao coordenador do projeto.

Art. 15. A Unidade responsável deverá analisar o relatório técnico e, após aprovação, encaminhá-lo à Pró-Reitoria afim para registro.

Art. 16. A Pró-Reitoria afim, após o registro, repassará o relatório técnico à SAMP, ficando esta responsável pela juntada dos documentos (relatório financeiro e relatório técnico) para posterior arquivo.

Art. 17. Esta IN entra em vigor na data de sua publicação.

DÊ-SE CIÊNCIA E CUMPRA-SE

 Em 30 de novembro de 2009.

Econ. Mozart Tavares Martins Filho

Pró-Reitor de Planejamento e Administração

Profa. Dra. Cleuza Maria Sobral Dias

Pró-Reitora de Graduação

Ass. Soc. Darlene Torrada Pereira

Pró-Reitora de Extensão e Cultura

Prof. Dr. Luiz Eduardo Maia Nery

Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação

(a via original encontra-se assinada)