1 - O Suprimento de Fundos deverá ser utilizado para despesas de caráter excepcional, que não podem submeter-se ao regime normal de empenho e será utilizado para atender despesas de pequeno vulto, conforme definido no inciso III do Decreto 93.872/86. Para sua solicitação, deverá ser utilizado o formulário SSF (Anexo II), o qual deverá ser devidamente numerado e preenchido em seus três primeiros quadros pela unidade solicitante, com a devida assinatura da chefia da mesma em local próprio para tal, devendo após, ser encaminhado à Divisão de Protocolo para formalização de processo.

2 – Conforme determina o Memo. PROAD n.º 099/2003-A, o Suprido deverá comparecer na Divisão de Contabilidade para receber a INSTRUÇÃO NORMATIVA que instituiu o Manual de Rotina Administrativa para Concessão de Suprimento de Fundos. Esta situação é aplicada quando o Suprido estiver recebendo seu primeiro Suprimento de Fundos ou quando houverem alterações. Tal procedimento visa dar conhecimento da IN e dirimir possíveis dúvidas. Somente após a assinatura do protocolo de entrega, é que o processo será enviado para a Divisão Financeira para o devido pagamento.

3 – Nenhum Suprido poderá efetuar despesas estando em gozo de férias ou afastado por motivo de licenças. Portanto, o mesmo deverá efetuar a devida prestação de contas antes do início das mesmas.

4 - O Suprido deverá verificar o prazo de aplicação de seu Suprimento de Fundos no campo específico, constante na parte de baixo do formulário de solicitação (SSF). O prazo de aplicação começa a contar a partir do dia seguinte a data do carimbo de pago (no verso do empenho) até 30, 60 ou 90 dias, conforme consta no SSF. Sob hipótese alguma poderá ser realizada despesa fora deste período.

5 - O Suprido também deverá verificar o prazo para prestação de contas de seu Suprimento de Fundos. O prazo limite para a apresentação da prestação de contas é de até 15 (quinze) dias, após o término do prazo de aplicação de seu Suprimento de Fundos. Caso sejam necessárias correções, o referido prazo poderá ser prorrogado, pelo Ordenador de Despesas em até 15 (quinze) dias. A falta de prestação de contas no prazo máximo de até 30 (trinta) dias obrigará a glosa por parte do Ordenador de Despesas ou à abertura de procedimento de Tomada de Contas Especial. Na oportunidade, o suprido receberá a informação do impedimento de 90 (noventa) dias para receber nova concessão ou, em caso de reincidência, informação do impedimento definitivo de recebimento de nova concessão de Suprimento de Fundos.

7 - As despesas deverão estar enquadradas no elemento de despesa solicitado no seu Suprimento de Fundos:

339036- Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Física: despesas decorrentes de serviços de

caráter eventual, prestados por pessoa física cadastrada no CPF e inscritas como

contribuinte junto ao INSS e na Prefeitura Municipal de Rio Grande (ISSQN);

339039- Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica: despesas com prestação de serviços

por pessoa jurídica cadastrada no CNPJ e na Prefeitura Municipal de Rio Grande

(ISSQN), inclusive seguro obrigatório de veículos.

Confecção de material por encomenda com o fornecimento da matéria-prima

pela FURG (Portaria 448/02 – MF/STN);

339047- Obrigações Tributárias e Contributivas: despesas com impostos e taxas

8 - Todas as Notas fiscais, cupons fiscais ou recibos de pessoas físicas deverão estar em nome da FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE e conter data de emissão a partir do depósito na conta de Suprimento de Fundos, até o último dia do prazo para aplicação. As mesmas não poderão, em hipótese alguma, conter rasuras, grafia ou tinta de canetas diferente.

9 - Somente poderão ser pagas despesas até o limite de R$ 200,00 (Duzentos reais) por documento fiscal e por fornecedor, (será realizada conferência através da soma dos documentos fiscais de cada Suprimento de Fundos, por fornecedor, cujo total não poderá ultrapassar R$ 200,00).

10 - No caso de necessidade excepcional de realização de despesa maior que o estipulado no item anterior, o suprido deverá antecipadamente obter autorização formal da PROAD, mediante justificativa fundamentada. Caso a PROAD efetue a autorização, esta deverá ser incluída na prestação de contas.

11 - Todas as despesas deverão conter declaração de recebimento de material ou prestação de serviços, que deverá ser sobreposta ao documento fiscal, datada e assinada exclusivamente por servidor da Instituição, (bolsistas, médicos residentes, professores substitutos, prestadores de serviços e similares não podem atestar o serviço).

A declaração preferencialmente não deve ser atestada pelo Suprido e deverá conter a identificação com o nome e cargo de quem a assinou. (Declarações - Anexo III):

339030 - Pelo recebimento do material;

339033 - Pela prestação de serviços;

339036 - Pela prestação de serviços;

339039 - Pela prestação de serviços;

339047 - Pela prestação de serviços.

12 - Todas as despesas deverão ter a anotação do número do cheque utilizado para o pagamento. Preferencialmente, fazer a anotação próxima ao atestado de serviços ou recebimento de material.

13 - O formulário para a prestação de contas deverá ser preenchido da seguinte forma:

1. O Suprido deverá relacionar as despesas e somá-las, observando que aquelas que sofreram retenção de 11% deverão ser relacionadas pelo valor líquido efetivamente pago. As demais deverão ser informadas pelo valor bruto, devendo para tanto serem utilizados os modelos de formulários constantes dos Anexos IV ou V;

d) Verificar se todas as despesas estão devidamente atestadas;

f) Verificar se alguma despesa deva ser esclarecida por justificativa. Neste caso, justificar a

despesa na mesma folha do comprovante desta. Os casos mais comuns de necessidade de

justificativas, são as abaixo relacionadas:

informar que não possui estoque em almoxarifado (materiais de expediente).

339033- identificar quem utilizou a passagem e o motivo;

339036- identificar o serviço realizado;

339039- identificar hóspedes e período (despesas com hospedagens);

identificar os usuários e motivo (despesas com lanches).

339047-identificar a origem da taxa;

h) Anexar ao processo extrato bancário a partir do primeiro dia da data de aplicação.

i) Anexar resumo das despesas, totalizadas por sub-elemento (consultar Portaria MF/STN

Sub-Elemento Nome Valor

ex: 25 Despesas xx 5,00

32 Despesas yy 5,00

TOTAL: 10,00 (Total da Despesa do Suprimento);

j) Encaminhar o processo à Chefia Imediata da Unidade Solicitante para o "VISTO" em todos

os documentos (conferência e concordância com as despesas). O "VISTO" também

deverá ter a identificação da assinatura e ser sobreposto ao documento fiscal;

l) Encaminhar o processo, via Divisão de Protocolo, à Divisão de Contabilidade - SAFC.

14 – Sempre que houver pagamento de lanches ou refeições, no horário destinado ao almoço, a servidor público, deverá ser encaminhado correspondência à SARH/Folha de Pagamento, informando o nome dos beneficiários, matrícula e número de dias que sofrerão desconto do auxílio-alimentação em folha de pagamento, anexando cópia da mesma junto ao processo de suprimento de fundos. No caso de prolongamento por mais de duas horas da jornada final de trabalho, ou quando do afastamento da sede para trabalhos de campo ou para cidades limítrofes sem percepção de diárias, não é devido o desconto, necessitando constar junto ao documento fiscal o termo "lanches ou refeições fornecidos a servidores com jornada de trabalho prolongada cfe. previsto no Art. 2º da Instrução Normativa 002/2004".

15 - Para Suprimento de Fundos utilizados para pagamento de serviços efetuados por pessoa física, observar o que segue:

a) Não poderá ocorrer prestação de serviço por Servidor Público Federal;

b) Independentemente da classificação contábil da despesa, todo o pagamento efetuado a pessoa física deverá ser objeto da retenção determinada pelo art. 101 da IN. INSS/DC nº 100/2003, que é de 11% sobre o total dos serviços a serem pagos;

c) O Suprido deverá preencher o recibo para pagamento de pessoas físicas através de Suprimento de Fundos (Anexo VII), inclusive com o nº de inscrição no INSS (11 dígitos) e código CBO (6 dígitos, disponível para consultas no site www.mtecbo.gov.br ) e o número de inscrição na Prefeitura Municipal de Rio Grande (ISSQN). Deverá ainda calcular a retenção de 11% sobre o valor bruto respeitando o limite máximo de contribuição mensal determinado pelo INSS (atualmente de R$ 2.508,72 – retenção máxima de R$ 257,95) e apurar o valor líquido a ser pago ao prestador do serviço, anexando ao mesmo cópia da inscrição no INSS e da inscrição na Prefeitura Municipal (alvará). Se a pessoa física prestou serviço a uma ou mais empresas durante o mês de emissão/pagamento do recibo, deverá também ser anexado declaração das mesmas com o valor pago e a retenção de INSS efetuada, devendo a unidade interessada neste caso deduzir as retenções já efetuadas, do resultado da aplicação de 11% sobre o valor bruto;

d) Quando o pagamento de pessoa física destinar-se ao pagamento de frete (transportador autônomo) a retenção deverá ser de 11% sobre 20% do valor do serviço prestado, observado o limite máximo de contribuição;

e) Deverá ser entregue na Divisão Financeira, impreterivelmente até o dia 25 do mês do pagamento, cópia dos recibos, com identificação do Suprido e número do Suprimento de Fundos, para efeito de recolhimento ao INSS do valor retido de 11% sobre serviços prestados e do valor da contribuição patronal. No caso da entrega da cópia dos documentos fora do prazo estabelecido, os valores correspondentes a multas e/ou juros pelo pagamento em atraso da Guia do INSS, serão cobrados do Suprido.

16 - Toda pessoa física estará sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte:

- Brasileiros, cadastrados no CPF: aplicar a tabela conforme abaixo;

- Estrangeiros: fazer a retenção de 15% do valor bruto.

A legislação atual determina que o recolhimento deverá ser realizado através de DARF, contendo o valor do Imposto de Renda na Fonte, até o terceiro dia útil da semana subsequente ao fato gerador (pagamento). Este documento (DARF) deverá ser pago em estabelecimento bancário e anexado ao processo de Suprimento de Fundos e constituirá despesa deste.

Dados para o preenchimento do DARF:

CAMPO 01: NOME DA PESSOA QUE PRESTOU SERVIÇO

CAMPO 02 : DATA DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO – DD/MM/AA

CAMPO 03 : CPF DA PESSOA QUE PRESTOU SERVIÇO

CAMPO 04 : CÓDIGO DA RECEITA - 0588

CAMPO 06 : DIA DO PAGAMENTO NO BANCO – DD/MM/AA

CAMPO 07 : VALOR DO IMPOSTO RETIDO NA FONTE

CAMPO 10 : VALOR DO IMPOSTO RETIDO NA FONTE

No caso de dúvida, antes de executar a despesa, o Suprido deverá entrar em contato com a DIVISÃO DE CONTABILIDADE - SAFC pessoalmente ou pelos telefones 233.8701/ 8703/ 8726 - FAX 232.7919, com vistas a dirimir a mesma.

LEGISLAÇÃO: Lei 4320, de 17/03/64

Decreto 93.872, de 23/12/86

Portaria Nº 95 DE 19/04/2002

Portaria MF/STN nº 448/2002