SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

PROAD – INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2003 - ANEXO I

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE

PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E CONTÁBIL

Rua Eng° Alfredo Huch, 475 - CEP 96201-900 - Fone (53) 233-8607 – Rio Grande/RS

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ROTINA ADMINISTRATIVA QUE DEVE SER OBSERVADA PARA SOLICITAÇÃO, UTILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

1 - Solicitação de Suprimento de Fundos: o Suprimento de Fundos deverá ser utilizado para despesas de caráter excepcional, que não podem submeter-se ao regime normal de empenho. Para sua solicitação, deverá ser utilizado o formulário SSF, modelo em anexo, o qual deverá ser devidamente numerado e preenchido em seus três primeiros quadros pela Unidade Solicitante, com a devida assinatura da chefia da mesma em local próprio para tal, devendo após, ser encaminhado à Divisão de Protocolo para formalização de processo.

2 - Verifique o prazo de aplicação de seu Suprimento de Fundos no campo específico, na parte de baixo do Formulário de Solicitação (SSF). O prazo de aplicação começa a contar a partir do dia seguinte a data do carimbo de pago (no verso do empenho) até 30, 60 ou 90 dias, conforme consta no SSF. Não poderá ser feita despesa fora deste período.

3 - Verifique o prazo para Prestação de Contas de seu Suprimento de Fundos. O prazo limite para a apresentação da Prestação de Contas é de 5 (cinco) dias após o término do prazo de aplicação de seu Suprimento de Fundos.

4 - Suas despesas devem estar enquadradas no elemento de despesa solicitado no seu Suprimento de Fundos.

339033- Passagens e locomoção: despesas com aquisição de passagens, locação de meios de transporte;

339030- Material de Consumo: materiais enquadrados como consumo pela Lei 4320/64 e que normalmente perdem sua identidade física ou tem uma durabilidade limitada a dois anos. Confecção de material por encomenda sem fornecimento da matéria-prima pela FURG (Portaria 448/02 – MF/STN)

339036- Outros Serviços de Terceiros Pessoa Física: despesas decorrentes de serviços, de caráter eventual, prestados por pessoa física cadastrada no CPF e inscritas como contribuinte do INSS (verificar no item NOTAS mais informações);

339039- Outros Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica: despesas com prestação de serviços por pessoa jurídica cadastrada no CNPJ. Confecção de material por encomenda com o fornecimento da matéria-prima pela FURG (Portaria 448/02 – MF/STN)

5 - Todas as Notas Fiscais, Cupons Fiscais ou recibos de pessoas físicas deverão estar em nome da FURG e conter data de emissão a partir do depósito na conta de Suprimento de Fundos até o último dia do prazo para aplicação. As mesmas não poderão, em hipótese alguma, conter rasuras, grafia ou tinta de canetas diferente.

6 - Somente poderão ser pagas despesas até o limite de R$ 200,00 (Duzentos reais) por documento fiscal e por fornecedor, (serão somados os documentos fiscais de cada Suprimento de Fundos, por fornecedor, cujo total não poderá ultrapassar R$ 200,00).

7 - No caso de necessidade excepcional de realização de despesa maior que o estipulado no item anterior, o suprido deverá obter autorização formal da PROAD, mediante justificativa apresentada para a devida autorização, a qual deverá ser incluída na Prestação de Contas.

8 - Todas as despesas deverão conter declaração de recebimento de material ou prestação de serviços, que deve ser sobreposta ao documento fiscal, datada e assinada por SERVIDOR DA INSTITUIÇÃO (bolsistas, prestadores de serviços e similares não podem atestar o serviço), preferencialmente que não seja o suprido e devidamente identificado com o nome e cargo. (modelo das declarações em anexo):

339030- Pelo recebimento do material;

339033- Pela prestação de serviços;

339036- Pela prestação de serviços;

339039- Pela prestação de serviços.

9 - Todas as despesas deverão ter a anotação do número do cheque utilizado para o pagamento. Preferencialmente, fazer a anotação próxima ao atestado de serviços ou recebimento de material.

10 - Preencha o formulário indicado para a Prestação de Contas:

Relacione as despesas e some; verifique se existe saldo a devolver. Se houver, efetue a devolução através de Depósito Bancário junto ao Banco do Brasil S. A., conforme os dados de devolução que constam no verso do empenho.

Os comprovantes de despesas devem ser afixados em folha comum (papel jornal, por exemplo), individualmente, para comporem o processo.

Verifique se todas as despesas estão atestadas, date e assine a sua Prestação de Contas.

Verifique se alguma despesa deva ser esclarecida por justificativa. Neste caso, justifique a despesa na mesma folha do comprovante desta. São casos mais comuns de necessidade de justificativas:

339030- identificar veículo - tipo e placas (na compra de peças p/veículos ), informar que o material é para reposição e o nº do tombamento (despesas com componentes de equipamentos de informática); informar que não possui estoque em almoxarifado (materiais de expediente); identificar veículos oficiais e motivo (despesas com combustíveis fora da cidade)

339033- identificar quem utilizou a passagem;

339036- identificar o serviço realizado;

339039- identificar hóspedes e período (despesas com hospedagens); identificar os usuários e motivo (despesas com lanches);

Para aqueles suprimentos de convênios que exigem identificação do código da despesa na solicitação, deverá ser informado o código para cada despesa efetuada, na mesma folha em que foi colocada a nota fiscal/recibo.

Anexe ao processo extrato bancário a partir do primeiro dia da data de aplicação.

Anexe resumo das despesas, totalizadas por sub-elemento (consultar tabela de códigos anexa ao Processo de Suprimento de Fundos), conforme exemplo abaixo:

SUB-ELEMENTO	NOME	VALOR
25	Despesas xx	5,00
32	Despesas yy	5,00
TOTAL		10,00 (Total da Despesa do Suprimento)

Encaminhe o processo à Chefia Imediata da Unidade Solicitante para o "visto" em todos os documentos (conferência e concordância com as despesas). O "visto" também deverá ter a identificação da assinatura e ser sobreposto ao documento fiscal.

Encaminhe o processo, via protocolo, à SAFC - Divisão de Contabilidade.

NOTAS:

1 - Nenhum suprido poderá efetuar despesas, estando em período de gozo de férias ou licenças. Portanto, o mesmo deverá efetuar a devida prestação de contas, antes do início das mesmas.

2 - Suprimento de Fundos no elemento 339036- (Outros serviços de Terceiros – Pessoa Física, observar o que segue:

"Deverá ser entregue na Divisão Financeira até o antepenúltimo dia útil de cada mês, cópia dos recibos pagos até aquela data, com identificação do suprido e número do Suprimento de Fundos, para efeito de recolhimento ao INSS. No caso da entrega da cópia dos documentos fora do prazo estabelecido, os valores correspondentes a multas e/ou juros pelo pagamento em atraso da Guia do INSS, serão cobrados do suprido".

Deverá ser informado no corpo de cada recibo o número da inscrição no INSS e anexado ao mesmo cópia do comprovante de inscrição e do comprovante de recolhimento da contribuição previdenciária do mês anterior ao pagamento. Quando a inscrição for realizada no próprio mês da emissão do recibo, deverá ser anexado ao mesmo cópia do comprovante de recolhimento da contribuição do mês corrente.

3 - Toda pessoa física está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte:

- Brasileiros, cadastrados no CPF: aplicar a tabela conforme abaixo;

- Estrangeiros: fazer a retenção de 15% do valor bruto.

A legislação atual determina que se faça o recolhimento, através de DARF, do valor do Imposto de Renda na Fonte, até o terceiro dia útil da semana subsequente ao fato gerador.

Este documento (DARF), será pago em estabelecimento bancário, anexado ao processo de Suprimento de Fundos e constituirá despesa deste.

Dados para o preenchimento:

CAMPO 01: NOME DA PESSOA QUE PRESTOU SERVIÇO

CAMPO 02 : DATA DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO – DD/MM/AA

CAMPO 03 : CPF DA PESSOA QUE PRESTOU SERVIÇO

CAMPO 04 : CÓDIGO DA RECEITA - 0588

CAMPO 06 : DIA DO PAGAMENTO NO BANCO – DD/MM/AA

CAMPO 07 : VALOR DO IMPOSTO RETIDO NA FONTE

CAMPO 10 : VALOR DO IMPOSTO RETIDO NA FONTE


BASE DE CÁLCULOATÉ R$ 1.058,00	ISENTO	-
DE R$ 1.058,01 A R$ 2.115,00	15%	R$ 158,70
ACIMA DE R$ 2.115,00	27,5%	R$ 423,08

Qualquer dúvida, antes de executar a despesa, entre em contato com a SAFC/DIVISÃO DE CONTABILIDADE, pelos telefones 233.8701/ 8703/ 8726 - FAX 232.7919

LEGISLAÇÃO: Lei 4320, de 17/03/64

Decreto 93.872, de 23/12/86

Portaria 492, de 31/08/93

Portaria 448/02 – MF/STN

ANEXOS:

SOLICITAÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS – SSF (WORD)

MODELO DE DECLARAÇÕES (WORD)

MODELO DO RECIBO DE PAGAMENTO PESSOA FÍSICA (WORD)

PRESTAÇÃO DE CONTAS 1 FOLHA (EXCEL)

PRESTAÇÃO DE CONTAS 3 FOLHAS (EXCEL)

ANEXOS:

MODELOS DE DECLARAÇÕES:

1 – PARA RECEBIMENTO DE MATERIAL

DECLARO QUE FORAM RECEBIDOS OS MATERIAIS CONSTANTES NO PRESENTE DOCUMENTO.

RIO GRANDE_______DE___________________200____

ASSINATURA___________________________________

NOME__________________________________________

CARGO_________________________________________

CHEQUE Nº _____________________________________

2 – PARA SERVIÇOS PRESTADOS

DECLARO QUE FORAM PRESTADOS OS SERVIÇOS CONSTANTES NO PRESENTE DOCUMENTO.

RIO GRANDE_______DE___________________200____

ASSINATURA___________________________________

NOME__________________________________________

CARGO_________________________________________

CHEQUE Nº _____________________________________

3 – VISTO DA CHEFIA IMEDIATA

VISTO

_______________________________

NOME:

CARGO: